Un mal que muchos compartimos: ¿Sabías que nunca volvemos a revisar el 80% de lo que archivamos?

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…… Estados de cuenta, facturas, recibos de honorarios médicos, teléfono, agua, luz, predial, gas…. AUXILIOOOOOOO! Toma muy poco tiempo sentirse rebasado por tantos papeles que nunca dejan de acumularse y parece una tarea titánica tener que enfrentarse con ellos.

Sin embargo, una vez que le asignamos un lugar a cada rubro en un archivero, la mitad del trabajo está hecha y sólo tenemos que tomarnos un poco de tiempo para colocar cada cosa en su lugar.

Les prometo que una vez que lo hagan, se van a sentir ligeros y con un orden mental capaz de armonizar su feng shui cerebral (bueno, al menos una parte).

POR DÓNDE EMPEZAR

Puede sonar muy obvio pero lo primero es depurar los papeles y correo que no has archivado: ya sé que tienes mejores cosas que hacer, por eso, hazlo de una vez y sácatelo de encima.

Tira todo lo que ya no sirve (tritura bien los papeles que tengan información tuya para que nadie le dé mal uso) y empieza a clasificar por bloques.

Es muy práctico tener una sección o un folder de acordeón para cada miembro de la familia donde guardar los papeles personales de cada uno (cartillas de vacunación, historial médico, diplomas escolares, actas de nacimiento, etc…) y aparte, otro archivo más general para casa (renta, hipoteca, agua, luz, teléfono, seguro….), finanzas (estados de cuenta bancarios, tarjetas de crédito, facturas, inversiones…) seguros médicos, papeles y seguro del auto, pago de impuestos (declaraciones anuales, notificaciones del SAT, etc…), pago de colegiaturas, membresías (desde cosco hasta el club de industriales, pasando por sport city o tu club), donativos (especialmente si tienes donativos fijos domiciliados a tu tarjeta de crédito o si tienes fijos anuales, por ejemplo)

Cuando tengas armado el sistema de archivo y un archivo muerto (donde conservarás todo aquello que no puedes tirar pero que no necesitas tener a la mano: se puede ir a una caja de plástico para archivo con folders colgantes, hasta arriba de un closet) , haz un índice de tu archivero que te sirva como inventario.

Dale una copia a tu persona de más confianza que queda a cargo de tus papeles y cosas si te pasa algo (por Ley de Murphy, cuando tienes todo planeado y previsto, no pasa nada, osea que hazlo y quédate tranquilo)

ORGANIZATE Y HAZLO

* UNA VEZ AL MES: archiva todo lo que acumulaste encima de tu escritorio y en el correo

* CADA 6 MESES: revisa tu archivero y tira lo que ya no necesitas

* UNA VEZ AL AÑO: empieza el año con el pie derecho y aprovecha la cuesta de enero para depurar tu archivero y pasa al archivo muerto lo que SI necesitas conservar. También revisa tu archivo muerto y deshazte de lo que YA NO tienes que guardar más.

LA GUÍA PARA TIRAR O CONSERVAR

QUÉ TIRAR Y QUÉ CONSERVAR:

* En el archivo general, sólo guarda lo del año en curso (agua, luz, predial teléfono, mantenimiento, colegiaturas, etc….) y los papeles personales (la mayoría de éstos se conservan para toda la vida).

* Cada año deshazte de cuentas de cable, de celular, teléfono fijo, recibos de tarjetas de crédito (ojo, de los vouchers, no de los estados de cuenta) y fichas de depósito,recibos que no deduzcas, contratos de servicios que estén vencidos, garantías expiradas

* Conserva para toda la vida: Nunca tires radiografías ni estudios médicos, en todo caso, pásalos al archivo muerto; Actas de nacimiento y copias certificables; Actas de matrimonio; Acciones de bolsa y fondos de inversión trámites de ciudadanía y nacionalidad; Escrituras (aunque hayas vendido la propiedad); Papeles de adopción; Acuerdos de custodia y poderes legales; Actas de divorcio y acuerdos de separación; Planes de retiro; Documentos de becas de estudio; Demandas; Declaraciones de impuestos; Poderes legales; Contribuciones y planes de pensión para el retiro; Récords militares (cartilla, etc…); Documentos religiosos.

* En el archivo muerto guarda durante 7 años: Los documentos de donativos a caridades y fundaciones, (desde papeles hasta las facturas de un auto); Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito, respaldos de documentos financieros de tu disco duro, talonarios de chequeras; Recibos de equipo de oficina; Pólizas de seguros de alguna propiedad que hayas vendido; Comprobantes de domicilio de alguna propiedad que hayas vendido (predial, luz, mantenimiento, agua…); Reportes de accidentes y reclamaciones; Todos los comprobantes de pago de servicios que deduzcas de impuestos (el teléfono, celular, agua, predial…); Papeles de préstamos y pagarés que ya estén saldados

Fuente: preguntaleanatalia.com por Natalia Herranz F.

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Natalia Herranz en sus propias palabras: “Especialista en buen vivir, me dedico profesionalmente a ayudar a  hombres y mujeres a mejorar su calidad de vida. Adicta a los bolsos y zapatos, soy muy aries”.

Twitter @natherranz


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